PART 3 : 오피스 인터넷 관리 및 전자출판 프로그램-Ⅰ

 오피스 프로그램은 일반적인 사무관리 외에 웹 제작이나 그래픽 편집, 전자메일과 같이 인터넷에 관련된 프로그램을 지원한다. 같은 오피스 프로그램 내에 포함되어 있다 보니 워드나 엑셀을 다뤄 본 경험이 있는 사용자라면 쉽게 프로그램을 다룰 수 있다는 장점이 있다. 이전 버전에 비해서 달라진 점이라면 그래픽 편집 프로그램인 포토드로우가 빠지면서 웹 저작 도구인 프런트페이지와 출판물을 제작하는 퍼블리셔에 그래픽에 관련된 내용이 많이 가미 되었다는 것이다. 또한 일정과 메일관리를 지원하는 아웃룩 프로그램에서는 다양한 전자메일 계정 지원과 일정에 관한 여러 가지 기능이 추가되었다는 것이 눈 여겨 볼 만 한 것 같다.
그럼, 각 제품별로 새로워진 기능들에 대한 소개와 주요 특징에 대해 살펴보도록 하자.

1.Outlook 2002

인터넷 익스플로러와 함께 무료로 제공되는 아웃룩 익스프레스는 메일과 뉴스그룹만을 지원하지만 오피스 프로그램에 포함된 아웃룩 프로그램은 일정, 연락처, 작업 등 기존 PIMS에서 다루어온 개인 정보를 더 발전 시킨 형태의 오피스 프로그램이다. 기존 버전에 비해서 Outlook 2002에서는 다양한 메일 계정 지원과 음력지원, 음력 되풀이 기능, 일정에 관한 다양한 기능들이 추가 되어 효율적으로 개인 정보를 관리할 수 있게 되었다.

● HOT 메일 지원사용자는 HOT메일계정으로 Outlook 2002안에서 직접 전자메일을 사용할 수 있다. 이 기능으로 Outlook 2002를 빠져 나오지 않고도 다른 전자 메일 계정에서 빠르고 쉽게 메일을 보낼 수 있다.

Outlook 2002에서는 전자 메일 계정을 다양하게 선택할 수 있다.

● MSN 메신저 통합
Outlook 2002에서는 MSN Messenger Service에 대한 온라인, 오프라인, 상태, 옵션 등을 제어하는 기능이 추가 되었다.

인스턴트 메시징 메뉴가 추가되어 MSN 메신저를 Outlook 2002에서 관리할 수 있다.

● 전자
여러 개의 전자메일 계정을 아웃룩에 등록한 경우 사용자는 메시지를 보내는데 어떤 계정을 사용할지를 메시지 창에서 바로 선택할 수 있다.

새 메일 메시지 창에서 '계정'단추를 누르면 등록된 계정 중 하나를 선택할 수 있다. 

● 사서함 정리

사용자는 사서함의 크기를 빠르게 보고, 크기별 또는 시기별로 파일을 검색한 다음 파일을 삭제, 이동 또는 압축하여 공간을 정리할 수 있다. Exchange 사용자는 사서함크기 제한에 근접하면 자동으로 통지 받을 수 있고 사서함 정리를 위해 여러 개의 옵션 중 하나를 선택할 수 있다.

사서함정리 대화상자를 이용하여 사서함에 대한 정보를 관리할 수 있다.

●  제목줄 하이퍼링크

Outlook 2002 메일 메시지는 이제 제목 필드에 있는 URL을 인식한다. 메일을 받은 상대방은 제목에 지정된 하이퍼링크를 클릭하여 해당하는 사이트로 바로 이동할 수 있다.

새 메일 메시지 창의 제목란에 하이퍼링크를 입력하여 메일을 보낼 수 있다. 

●  그룹 일정

사용자가 팀이나 회의실 스케줄에 빠르고 쉽게 접근할 수 있도록 하기 위해 Outlook내에 다중 그룹 캘린더를 저장할 수 있다. 사용자는 전자메일뿐만 아니라 그룹의 자유로운 시간 및 바쁜 시간을 쉽게 확인할 수 있고, 또는 전체 그룹과의 약속을 설정할 수 있다.

그룹 일정을 등록해 두면 전체 그룹과의 약속을 설정할 수 있다. 

● 다른 시간 제안

모임 요청을 받을 때 사용자는 요청을 거절하는 대신 오히려 회의 관리자에게 새 회의 시간을 선택할 옵션을 지정할 수 있다. 더구나 Exchange서버가 있는 사용자는 새로운 회의 시간을 제출하기 전에 각 참석자의 약속 있음/없음 시간을 볼 수 있다.

 모임요청에 대한 답장을 하는 경우 다른 시간에 대한 제안을 모임 관리자에게 보낼 수 있다.

● 미리 알림 창

기존 버전에서는 미리 알림 창이 여러 개의 창으로 표시되었는데, Outlook 2002 는 하나의 창에 미리 알림 내용이 모두 표시된다. 이것은 사용자가 모든 미리 알림 정보를 쉽게 열거나 해제할 수 있으며 다시 알릴 시간을 지정할 수도 있다.

미리 알림에 창에서 내용을 해제하거나 열기할 수 있다. 

● 캘린더 색채

사용자는 새 색상 캘린더로 중요한 업무나 개인적인 약속을 나타낼 수 있다. 사용자는 개인 이나 업무에 대해 내용에 맞는 색을 적용할 수 있고, 또는 일정에 규칙을 지정하여 해당하는 내용에 자동 서식을 만들어 색상을 적용할 수도 있다.

일정에 다양한 레이블을 지정함으로써 일정을 구분할 수 있다. 

● 음력 캘린더 지원

Outlook 2002에서는 음력을 지원한다. 사용자는 달력에서 음력 정보를 쉽게 볼 수 있으며 그 달력을 바탕으로 되풀이 기능을 설정할 수 있다.

음력일정에 대해 되풀이 약속을 지정할 수 있다. 

2. FrontPage 2002

FrontPage 2002는 FrontPage 2000에서 아쉬웠던 기능들을 대폭 개선시켜 보다 손쉽고 정확하게 원하는 웹사이트를 개발할 수 있게 되었다. 또한 구축한 사이트에 대한 사이트 로그 분석과 같은 보다 확장된 보고서를 살펴볼 수 있는 등 웹 마스터가 필요로 하는 기능 또한 대폭 향상이 되었다. 그리고 웹 기반의 공동 협업 도구인 SharePoint Team Service 웹사이트를 생성하고 게시판, 설문조사, 자료실 등의 자동화된 구성 요소를 추가 하고 편집할 수 있는 기능이 추가되어 본 제품 하나로 소규모 회사나 팀 단위의 인트라넷을 마우스 몇 번 클릭만으로 구축할 수 있게도 해준다. 한가지 아쉬운 점이 있다면 레이어 편집이나 다양한 자바스크립트 지원 등 웹 디자이너를 위한 세세한 편집 기능은 아직 경쟁 웹 에디터에 비해 미흡한 감이 있지만 다른 Office 패키지들과 완벽히 호환되며 손쉽게 사이트를 유지 보수 할 수 있는 다양한 자동화된 기능들은 프런트페이지 만이 가진 장점이라 할 수 있다. 

● 링크 모음

프런트페이지에는 탐색 보기를 기반으로 사이트의 하이퍼링크 단추를 자동으로 생성하는 탐색 단추가 있었는데 이 부분이 링크 모음이란 이름으로 한층 강화되었다. 이전버전에서는 탐색 보기에서 설정한 하이퍼링크 구조만을 페이지 내에 적용할 수 있었으나 FrontPage 2002에서는 사용자가 원하는 링크들을 여러 개 만들어 필요에 따라 페이지 내에 삽입할 수 있게 되었다.

새로 추가된 링크모음 기능을 이용하면 페이지의 특정 위치에 미리 지정해 놓은 하이퍼링크 모음을 그림 단추 혹은 텍스트 형태의 링크로 추가할 수 있다.

● 사진 갤러리

홈페이지를 꾸미는데 있어서 사진은 필수 요소라 할 수 있으며, 디지털카메라의 보급에 따라 많은 분들이 이를 사이트에 올리고자 한다. 새로 추가된 사진 갤러리는 컴퓨터에 저장된 사진들을 손쉽게 여러 형식의 레이아웃을 가진 웹 페이지로 만들어 준다. 또한 한번 지정한 레이아웃이 마음에 들지 않으면 다른 레이아웃으로 변경할 수 있다.

사진갤러리 기능을 이용하면 보관하고 있는 사진을 쉽게 웹 페이지로 변환할 수 있다.

●  파워포인트와 동일한 그리기 도구 모음

Office를 사용하는 사용자는 워드, 엑셀, 파워포인트 문서에 그리기 도구 모음을 통해 간단하게 도형이나 WordArt를 삽입하여 손쉽게 그래픽 작업을 할 수 있었을 것이다. 이제 FrontPage 2002에도 동일한 그리기 도구 모음이 추가되어 다이어그램이나 WordArt 와 같은 텍스트 효과를 웹 페이지에 추가할 수 있으며 언제든지 다른 모양으로 바꿀 수 있다.

Office와 동일한 그리기 도구 모음을 사용하여 초보자라도 손쉽게 그래픽 작업을 할 수 있다.

● 페이지 탭

기존 버전에서는 여러 페이지를 열어놓고 편집을 할 경우 페이지 사이를 전환하려면 창 메뉴를 이용하거나 폴더 목록에서 해당 페이지를 다시 선택해야 하는 불편함이 있었다. FrontPage 2002 에서는 페이지 탭 기능이 추가 됨으로써 엑셀이나 나모 웹 에디터와 같이 여러 페이지를 손쉽게 오가며 편집을 할 수 있게 되었다.

페이지 탭을 통해 페이지간 이동을 쉽게 할 수 있다. 

● SharePoint Team Service

프런트페이지와 Window2000 Server만 있으면 손쉽게 협업 기능을 지원하는 인트라넷 사이트를 구축할 수 있다. Office XP에 새롭게 추가된 이 서비스는 부서 단위의 조직에서 부서원들이 Office로 작성된 문서들을 자료실 형태로 공유할 뿐만 아니라 각종 토론게시판, 연락처, 설문조사 등을 지원하여 고가의 인트라넷 패키지를 구입하지 않고도 원하는 서비스를 구현하게 해준다. SharePoint Team Service는 프런트페이지 CD내의 SharePt라는 폴더에 설치파일이 들어있으며 간단한 테스트를 목적으로 한다면 Window2000 Professional에도 설치를 할 수 있다. SharePoint Team Service는 브라우저 상에서 레이아웃 변경이나 게시판 추가 등을 할 수 있도록 되어 있으나 프런트페이지에서 사이트를 생성하고 수정하는 것이 훨씬 손쉬우며 더 강력하다. 예를 들어, 테마 기능을 이용하여 전체적인 디자인을 변경하거나 링크모음을 추가하고 편집하는 작업 등 페이지 편집이나 세세한 관리를 위해서는 프런트페이지에서만 가능하다.

 SharePoint Team Service 사이트의 첫 화면. 공지사항이나 이벤트 게시판을 자동으로 생성하며 언제든지 원하는 위치로 이동할 수 있으며 추가할 수 있다.

기존의 게시판뿐만 아니라 설문조사 페이지도 웹 브라우저를 통해 손쉽게 생성한다.

프런트페이지의 테마를 적용하여 사이트의 디자인을 변경할 수 있다.

▣ SharePoint Team Service는 FrontPage Server Extensions 2002의 상위개념으로서 서버 익스텐션의 기능 위에 팀 의사소통을 위한 최적의 환경을 제공해 준다. 필요한 시스템 사항은 다음과 같다.

구분	운영체제	하드웨어
웹 서비스용	World Wide Web서비스와 Service Pack2를 포함하고 IIS5.0 이상을 장착한 Windows2000 서버	200MHZ 펜티엄 프로세서,최소 128MB 권장 192MB, 70MB의 하드디스크 공간, 사이트 당 최소 5MB
개발이나 테스트용	World Wide Web서비스와 Service Pack2를 포함하고 IIS5.0 이상을 장착한 Windows2000 Professional	200MHZ 펜티엄 프로세서 ,최소 64MB 권장 128MB, 70MB의 하드디스크 공간, 사이트 당 최소 5MB
데이터 보관용 데이터베이스	SQL 서버 7.0 이상 또는 MSDE 7.0 이상 (SharePoint Team Services에 기본 포함)

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